仕事をしていれば、大なり小なりミスを起こすことは誰にでもあります。

「仕事で大きなミスをした」
「取引先に大きな迷惑をかけた」
「上司にこっぴどく叱られた」


このような場面に直面したとき、落ち込んでしまうのは当然の反応でしょう。

しかし、自分のミスに対して落ち込んで終わってしまうだけでは、「落ち込み損」です。ミスをしたら、今の自分より成長できるチャンスでもあります

今回は、仕事でミスをしたときの取るべきアクションを解説します。

 

仕事における「ミス」とは?

「仕事でミスをしてしまった」。一口に言っても、ミスの種類や重大性は様々ですよね。

仕事における代表的なミスとしては、例えばこのようなものが挙げられるのではないでしょうか。

・メールの宛先を間違えた
・アポイントの時間を間違えた
・提出した資料に誤りがあった

 

自分一人でカバーできる小さなミスもあれば、全社に影響を与えてしまう大きなミスもあるでしょう。業種や職種によっては、一つのミスが大きな事故に発展することもあります。

そもそも、仕事における「ミス」とは、どのようなことを意味するのでしょうか。

「ミス」は英語の「Mistake」から派生しています。Mistakeとは、日本語に訳すとこのような意味となります。

Mistake:
(判断・行動などの)誤り,間違い,失策,誤解,思い違い
出典:Goo辞書 – 小学館 プログレッシブ英和中辞典

また、「ミス」の中でも、人に起因するミス・失敗のことを「ヒューマンエラー」と言います。

ヒューマンエラー:
・「意図しない結果を生じる人間の行為」のこと
・「見間違えた」、「やり間違えた」、「やり忘れた」などのように過去形で表される出来事(事象ともいいます)であって、さらに結果が好ましくない状態であるときに、後から言われるもの
出典:厚生労働省 職場のあんぜんサイト

つまり、仕事における「ミス」とは、本来意図していなかった、好ましくない状態を引き起こした行為のことを指します。

 

仕事でミスをしたときに取るべきでないNG行動

仕事で何らかのミスを起こしてしまった場合、残念ながらすでに起きてしまった出来事を取り消すことはできません。つまり、いくら嘆いて後悔したとしても、「ミスをした」という現実は変えられないのです。

ここでは、ミスをしたときに取ってはいけないNG行動を4つ紹介します。

ミスに向き合わない

自分のミスで誰かに迷惑をかけてしまったときや想像以上の影響を及ぼしてしまったとき、現実から目を背けたくなる気持ちは理解できます。

しかし、そのミスから目を背けて現実逃避しても、事態が自然と改善に向かうことはありません。そればかりか、対応が遅れることで更なる悪い事態を招いてしまうことも十分に考えられます。

逆に言えば、どんなに重大なミスを起こしたとしても、大抵の場合は対応次第でリカバリーが可能です。

自分の引き起こした事態に責任を持ち、誠意ある正しい対応をしましょう。

 

ミスのことばかり考える

ミスに対して責任を持って向き合うべきである一方で、ミスのことばかり考えているのも避けるべきです。

誰しも、ミスをすれば落ち込むのは当然の心理です。

しかし、ミスのことが頭から離れないまま仕事に取り組めば、注意力が散漫し更なるミスを起こしかねません。また、勤務時間外のプライベートな時間であっても、ミスのことばかり考えては落ち込んで気が滅入ってしまう一方ですよね。

ミスに向き合うことと、ミスのことばかり考えるのは別物です。ミスのことを考えるのであれば、「どうすれば今後このミスは起きなくなるのか」という視点で冷静に事態に向き合いましょう

 

他人のせいにする

ミスが起きる理由は様々です。

ミスを起こした張本人だけが原因とは限らず、職場環境やチーム・上司のサポート体制に問題があることも往々にしてあります

例えば、「請求書の金額を間違えてしまった」ミスは、ひょっとするとチームメンバーがWチェックを正しく行ってくれていれば防げたミスかもしれません。これを自分一人の責任にされては、納得がいかない心情も理解できます。

しかし、ミスの原因を主張することと、ミスを責任転嫁することは別物です。

もし他の原因が考えられた場合には、事実に基づいた正しい報告を行った上で、「再発防止」という観点から、チームにとって有益な提案をしましょう

 

自分を責めすぎる

逆に、自責の念に苛まれすぎるのもNGです。

人が行う作業である以上、ミスは誰にでも起こり得ます。改善するべきなのは、ミスを起こす原因となった行為や習慣・環境であり、その人そのものではありません

自分を責めてばかりいては、どんどん自分に自信をなくし、更なるミスを引き起こす負のループに陥ってしまいます。

ミスに対して正しいアクションを行った後は、気持ちを切り替え、自分を責めることは終わりにしましょう。

 

ミスに対して真摯に対応する

では、仕事でミスをしてしまったら、どのように対応するのが適切なのでしょうか。

ここでは、ミスをリカバリーするための4つの手順を解説します。

速やかに上司に報告し、指示を仰ぐ

ミスを起こしたことに気がついたら、速やかに上司に報告をしましょう。

経緯や原因が整理できていない場合は、現状把握できているところまでで構いません。

「出来る限り迅速に」「正確な情報を」上司に報告しましょう。

これがミスの影響拡大を防ぐ第一歩となります

 

上司の指示に従い、真摯に対応を行う

上司から指示を受けたら、その指示に従って適切な対応を行いましょう。

スピードも大切である一方、更なるミスを引き起こさぬように、いつも以上に細心の注意を払うことが重要です。

自分の起こしたミスに責任を持って、真摯な態度で冷静に対応を行いましょう。ミス後の対応や姿勢次第で、周囲からの評価は大きく変わります。

 

経緯及び原因を振り返り、再発防止策を策定する

ミスが起こった経緯を振り返り、「どうしてこのミスは起きたのか」「どのようにすればこのミスは起きないのか」を検討しましょう。

上司やチームメンバーと議論の上作り上げるケースがほとんどですが、まずは自分自身で原因を追求し、必ず自分なりの防止策を持つようにしましょう

その後、上司の指示に基づき、結果を社内や取引先に適切に報告します。

 

再発防止に努める

大切なのは、同じミスを引き起こさないことです。

再発防止策に基づき正しく行動するとともに、さらに目線を上げて、「他にミスを引き起こしそうなものがないか」を見渡し、ミスが起きにくい仕事環境を作りましょう

たとえば、タスク管理やスケジュール管理、情報管理の仕方で、他にミスを起こしそうなものはないでしょうか?

ミスの防止策を考えることは、自身の仕事ぶりを振り返る絶好の機会でもあります。ご自身の日々の業務の中で、管理や整理が不十分だと感じる部分は、ミスが起きないうちに早めに改善を行いましょう。

 

ミスを起こしにくくする仕組み作りが重要

ミスを引き起こす原因は様々ですが、繰り返しお伝えしている通り、人間である以上100%ミスを避けることはできません。

それでもミスの発生を最小限にするためには、ミスを起こしにくくする仕組み作りをすることが大切です。

厚生労働省では「ヒューマンエラーの防止」に次の4つの方策を掲げています。

1)人が間違えないように人を訓練する。
2)人が間違えにくい仕組み・やりかたにする。
3)人が間違えてもすぐ発見できるようにする。
4)人が間違えてもその影響を少なくなるようにする。
出典:厚生労働省 職場のあんぜんサイト

組織単位の方策のようにも思えますが、これらは個人単位に置き換えても実施することが可能です。

1)→ミスを起こさないように自身の能力を向上させる
2)→自分がミスしにくい仕組み・やり方にする
3)→自分がミスしてもすぐ発見できるようにする
4)→自分がミスしてもその影響を少なくなるようにする

 

これらについて一つずつ解説します。

ミスを起こさないように自身の能力を向上させる

業務において理解や手順が曖昧な点はありませんか?

「なんとなくの感覚でできている業務だし、まあ今のままでいいか」

 

と曖昧なまま放置しておくと、ミスに繋がりやすいのは言うまでもありません。

常に業務のキャッチアップを行い、不明点は先輩や上司に質問をすることを徹底し、プロとして自信を持って業務が行える状態を目指しましょう。

目安としては、「人にその手順を正しく教えられるようになること」です。ここまで徹底できれば、ミスが起きるリスクは最小限に減らせます。

また、「能力」とは少し異なりますが、「体調管理」もミスを起こしにくくするための大切な対策です。体調が優れない中仕事をすると、ミスを引き起こしやすいのは当然です。

 

自分がミスしにくい仕組み・やり方にする

ご自身で「ミスしやすい」と感じるところは、そのミスを防ぐための仕組みを作りましょう

例えば、「やり忘れ」を防ぐにはリマインダー機能を活用する、「変換ミス」を防ぐには校正機能ツールを活用する、「計算ミス」を防ぐにはExcel関数を活用する、など、簡単な工夫でミスを防ぐ方法は無数にあります。

周囲の人にも積極的に話を聞きながら、真似できる仕組みは積極的に取り入れましょう。

 

自分がミスしてもすぐ発見できるようにする

ミスをすぐ発見できる仕組み作りも大切です。

自分自身でミスに気がつけるように、チェックリストを作成するなどして、最終確認を徹底しましょう。

また、自分一人の確認では不安な場合は、チームメンバーにWチェックをお願いすることも有効です。

チーム単位や会社単位で、Wチェックの仕組み作りを提案してみるのもよいでしょう。

 

自分がミスしてもその影響を少なくなるようにする

ここまで徹底したとしても、ミスは100%は無くすことができません。したがって、ミスを起こしてしまった場合に備え、その影響を最小限に抑えることが重要です。

具体的には、ミスが起きた際は隠さずにすぐに報告する、リカバリー策を話し合う、ミスが起こらない仕組みを定期的に議題にするなどが挙げられます。

万一自分や誰かがミスをしても言い出しやすい、お互いを責めることのない良好な人間関係・職場風土を築いていくことも重要です。

 

終わりに

いかがでしたでしょうか。ここまでで、ミスは誰にでも起きうること、ミスをしたときにとるべきアクション、ミスを起こしにくい仕組み作りについてお話ししてきました。

ミスは起こしてしまったら、自分自身の仕事ぶりを振り返り、仕事の質を格上げする絶好の機会でもあります。

落ち込みすぎず、正しいアクションをとって、自身の成長につなげましょう。

 

なお、どれだけ工夫してもどうしてもミスが減らない、仕事がうまくいかないという場合は、環境を変えることも一つの手ですEx-Workでは、キャリアに迷っているビジネスパーソンへキャリア戦略設計やスキルアップ支援を行っています。

キャリアについて相談したい方は、下記のサイトよりぜひ無料相談会へお申し込みください。